Microsoft Excel como interfaz de usuario para soluciones software.

Resumen: En muchas ocasiones nos empeñamos en crear procesos muy complejos para resolver las problemáticas que se nos presentan que nunca terminan de funcionar bien y podrían haber sido resueltos de forma mucho más eficiente utilizando herramientas totalmente implantadas y aceptadas en el ámbito tanto empresarial como domestico como por ejemplo las proporcionadas por Microsoft Office (o Google Docs).

Abraham Maslow, en 1966 escribio The Psychology of Science. En la página 15, escribio:

I suppose it is tempting, if the only tool you have is a hammer, to treat everything as if it were a nail.

Identificar correctamente las problemáticas a resolver y las herramientas a utilizar es directamente proporcional a crear buenas experiencias de usuario. Desde hace ya algún tiempo incorporo la resolución de ciertas funcionalidades mediante hojas de cálculo (Excel generalmente) como complemento a las interfaces de usuario digitales que creamos en los proyectos que lidero.

Pensad un momento lo complejo que es desarrollar una interfaz de usuario en entornos web cuyo objetivo sea la introducción de datos de forma masiva. Pensad, y si conocéis un ejemplo bien resuelto (además de Google Docs y Office 365), contadme cual es.

Pensad ahora lo sencillo que resulta hacerlo con una hoja de cálculo.

Fortalezas del trabajo con documentos.

Curva de aprendizaje baja.

Microsoft Office (sobre todo, no obstante, también aplica a otros productos como Office 365 o Google Docs) se encuentra totalmente implantado en el mercado tanto empresarial como doméstico. Prácticamente cualquier usuario medio conoce las funcionalidades básicas y tiene una formación (como poco mínima) sobre la utilización de la herramienta, por lo tanto, encontramos una curva de aprendizaje baja y me atrevería decir que casi inexistente.

Pocas barreras de entrada.

Una de las principales dificultades que tenemos que vencer cuando desarrollamos software es la poca predisposición para aceptar y asumir el uso de herramientas por parte de las áreas usuarias y la dificultad que les supone comprender ciertos productos, perderles el miedo y sobre todo explotarlos como se merecen. Si trabajas con productos que ya conocen y que se encuentran totalmente implantados este factor se minimiza por lo tanto, la barrera de entrada es muy baja.

Soporte de primer nivel asumido por las áreas usuarias.

Que nuestro usuario se encuentra con un problema. Tranquilo, lo primero que va a hacer es preguntarle a alguno de sus compañeros. Si después de verlo varias personas no se ha podido resolver levantara el teléfono y llamara a soporte, no obstante, tu equipo de soporte, no va a estar atendiendo constantemente incidencias del tipo “no funciona”.

Ventajas del trabajo con documentos.

Cuando trabajamos con un documento, podemos guardarlo y resumirlo. Podemos trabajar varias personas en el, podemos hacer revisiones, podemos utilizar plataformas de sincronización y almacenamiento como dropbox. Podemos buscar. No tenemos que mantener la sesión, no le obligamos a nuestro usuario a trabajar de una forma concreta, si no de la forma que el prefiere…

Muchas son las ventajas de trabajar con documentos y todas ellas contribuyen a mejorar la experiencia de usuario.

Muchos problemas de diseño web se evitan permitiendo al usuario varias formas de utilización para un mismo fin.

Efectividad y eficiencia

Estas herramientas han sido desarrolladas y evolucionadas por equipos de software importantes, diseñadas y desarrolladas para resolver unos problemas concretos. Herramientas perfectamente testeadas que raramente fallan. Utilízalas, crea una relación Win To Win entre tu solución y productos externos ya implantados en el mercado. Verás como el conjunto global mejora la experiencia de usuario y gana tanto en robustez como en calidad.

Implementado soluciones con documentos.

Implementar este tipo de soluciones, puede ser una tarea muy compleja en función del nivel de madurez que quieras alcanzar. Las soluciones son muy variadas y siempre hay que incluir una buena gestión de errores.

Puede servirte con una simple aplicación de consola que analice un documento y lo procese o una aplicación de escritorio que, arrastrando documentos sobre ella, procese y añada la información al sistema indicando el estado de las operaciones mediante barras de procesos o controles de loading. Esta solución permite crear experiencias de usuario muy buenas.

No obstante, la solución que más me gusta es un Addin de Office. La solución no es tan espectacular como la aplicación de escritorio, pero con un coste asumible, tenemos un desarrollo totalmente funcional, con un nivel de madurez aceptable.

En el mercado, encontramos muy buenos ejemplos de este tipo de integraciones. Creo que la más brillante que he visto al respecto ha sido la de Team Foundation Server. Mediante un Addin de Excel te permite hacer una gestión completa del equipo de software mediante historias de usuario, tareas, bugs etc.

Hace ya más de dos años, participe en el diseño y desarrollo de una plataforma de eCommerce. Toda la gestión de la tarifa y stock se realizaba mediante la interfaz web o mediante documentos Excel que eran subidos a la plataforma mediante un input file. La mayoría de usuarios, preferían hacerlo mediante Excel ya que era el procedimiento que usaban normalmente en su día a día.

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