Tengo un equipo y se como usarlo: Como realizar propuestas de colaboración de forma eficiente

Una propuesta de colaboración es un documento que nace como respuesta a una RFP (Request For Proposal) por medio del cual, se trata de resolver una problemática concreta, para un cliente concreto en un contexto concreto. Mediante este documento, vas a dar tu visión de lo que sera el proyecto a futuro en cuanto a alcance, plan, costes etc.

La realización de propuestas de colaboración es un trabajo importante y totalmente necesario que vas a tener que hacer si quieres ganar proyectos. Hacer propuestas de colaboración es una tarea compleja y normalmente se realiza sin tener muy claro si el esfuerzo que vas a realizar tendrá un retorno de la inversión directo, es decir, si vas a ganar el proyecto.

Trata de ser lo más eficiente posible (haciendo siempre un buen trabajo) en este tipo de tareas, ya que implica reducción de costes si o si, ganes o pierdas el proyecto.

Define un modelo para tus propuestas.

Las propuestas, muestran la personalidad de la empresa que está detrás, por lo tanto, tipos de propuestas hay tantas como empresas. Hay propuestas que se realizan en formato Power Point listas para ser presentadas y propuestas mucho más densas pensadas y realizadas para ser leídas. Hay propuestas donde prácticamente no se ahonda en el trabajo a realizar y propuestas donde se pretenden atar todos los detalles.

Como digo cada empresa tiene su propuesta, por lo tanto, tenemos que definir un modelo de propuesta con el que nos sintamos cómodos en cuanto a imagen corporativa, formato, extensión, tono y contenidos.

¿Qué tiene que entrar si o si en una propuesta de colaboración?

Las propuestas, a no ser que el cliente que la solicita la pida con una extensión y contenidos específicos (lo cual sucede en RFPS para proyectos muy grandes) suelen ser muy diferentes unas de otras. Si se comparan dos propuestas realizadas por dos empresas para un mismo proyecto, seguro que son totalmente diferentes.

Con independencia de la longitud de la propuesta, del formato, del tono o de la personalidad que quieras imprimir en la misma hay una serie de puntos que tienes que meter si o si:

• Visión: Define cual es tu visión del proyecto y que es lo que te hace único. Dile a tu cliente cual es la mejor solución para su proyecto y cautívalo. Es aquí donde tienes que demostrar tu conocimiento del medio y negocio que se presenta.
• Alcance: Define que es lo que vas a hacer en base a la planificación y costes que posteriormente le presentas. Este apartado, tiene que estar totalmente alineado con la visión, solo que aquí es donde vas a atar todos los detalles.
  Si en el apartado de visión, dices que habrá un proceso de login, define aquí que significa y que implicaciones tiene (login en base a un único usuario / password, login contra tabla de usuairos, login contra directorio activo etc.).
• Fuera de alcance: Enumera todo lo que esta fuera del alcance de la oferta, es decir lo que no vas a hacer.
• Planificación: Tienes que presentar un plan de proyecto, este plan, puede ser desde una excel con un cronográma a un project con todos los detalles. Tu eres el que se tiene que sentir cómodo con la planificación y tienes que incluirla, el formato del plan o el nivel de detalle, dependen de muchos factores, desde la personalidad de la empresa al tamaño del proyecto, así que define que necesitas en función del proyecto y hazlo.
• Costes: Di cuanto cuesta lo que vas a hacer. El descuento que le aplicas si es que lo haces, IVA etc.
• Descripción de tu empresa: Describe tu empresa, lo bueno que eres y lo bien que trabajas. VENDETE.

Acota el esfuerzo necesario para realizar una propuesta.

De cara a realizar la propuesta, es muy importante definir el tiempo que le vas a dedicar. Ten en cuenta que una propuesta es un trabajo que solo en el caso de ganar el proyecto conlleva un retorno de la inversión, por lo tanto, es muy importante ser todo lo efectivo posible y hacerla en el menor tiempo necesario. Un buen ejercicio y es asignarle una temporalidad. 40 horas, 80, 160 las que sean necesarias pero asociaselas. Asociar esta temporalidad implica que en ese plazo vas a tenerla cerrada.

Planifica la ejecución la propuesta.

Además de asignarle una temporalidad, define las tareas que se tienen que realizar junto con la fecha de entrega de las mismas y asignaselas a las personas más adecuadas para realizarlas.

Por ejemplo, todo lo relativo al plan del proyecto encárgaselo a un jefe de proyecto, lo relativo a visión – alcance – fuera de alcance a un arquitecto. Es decir, que cada persona haga lo que mejor hace en el menor tiempo posible.

Divide la propuesta en tareas, asígnaselas a una persona y define una fecha de entrega.

Reutiliza. Trabaja hoy para ser más eficiente mañana.

En cada propuesta, hay una parte importante que puede ser reutilizada, así que hazlo, reutiliza.

Si es la primera vez que tu empresa tiene que hacer una propuesta, te veras obligado a crear una descripción de la empresa, explicar cual es tu metodología de desarrollo, definir un plan de comunicación… Hazlo, pero ya que lo haces crea un repositorio de información, mantenlo actualizado, organizado y tira de el para futuras propuestas, tanto para realizarlas como para actualizarlas. Además tienes que hacer participe de este repositorio de información a toda la empresa ya que el coste de mantenimiento sera menor si lo hacéis entre todos.

Este repositorio, puede ser todo lo complejo / concreto que quieras. Para empezar probablemente te sirva con una plantilla donde vas añadiendo apartados según vas haciendo propuestas. En el momento en que detectes que esto es insuficiente busca una alternativa con la que te sientas cómodo y ponte con ella. Eso si, siempre de menos a más y basándote en el principio de simplicidad (KISS – Keep It Short and Simple o mejor, Keep It Simple, Stupid).

Es inevitable ya que si no lo haces el coste de las propuestas sera altísimo…

Trabaja hoy para ser más eficiente mañana.

Y tu, ¿que opinas?, ¿como hacéis las propuestas en tu empresa? Espero comentarios…